برگزاری رویداد با بهترین خدمات

احتمالا این روزها نام ایونت و برگزاری رویداد را زیاد شنیده‌اید. ایونت‌ها راهی عالی برای توسعه کسب و کار، شبکه‌سازی، بازاریابی و تبلیغات و افزایش فروش هستند. حتی گاهی برگزاری ایونت با هدف آموزش است و می‌تواند راهی برای انتقال تجربیات به دیگران باشد. اما برگزاری همایش و سمینار در تهران یا شهرهای اطراف، علاوه‌بر فراهم کردن فرصت‌های متعدد، می‌تواند کمی چالش‌برانگیز نیز باشد. در این شرایط کمک گرفتن از تخصص و تجربۀ مجموعه‌ای مانند تشریفات ثمین می‌تواند رویدادی موفق را رقم بزند.

ایونت و هدف از برگزاری رویداد

واژه ایونت (به انگلیسی event) به معنی رویداد یا رخداد است. به طور کلی می‌توان هر نوع گردهمایی افراد برای دستیابی به هدفی مشخص را ایونت نامید. ایونت‌ها می‌توانند در مقیاس‌های مختلف، از یک جلسه کوچک تا کنفرانسی بزرگ، برگزار شوند. همچنین می‌توان اهداف متعددی را برای برگزاری رویداد در نظر گرفت که مهم‌ترین آن‌ها عبارت است از:

• بازاریابی و تبلیغات: ایونت‌ها می‌توانند برای معرفی محصولات یا خدمات جدید، افزایش آگاهی از برند و جذب مشتریان جدید برگزار شوند.
• آموزش و توسعه: هدف از برگزاری همایش می‌تواند آموزش کارکنان، ارائه اطلاعات جدید به مشتریان یا به اشتراک گذاشتن دانش و تخصص با دیگران باشد.
• شبکه سازی: ایونت یا رویداد می‌تواند فرصتی برای ایجاد ارتباط افراد با یکدیگر، پیدا کردن شرکای تجاری جدید و ایجاد روابط جدید برگزار شود.
• سرگرمی: آخرین هدف از برگزاری ایونت می‌تواند سرگرم کردن مردم، ایجاد خاطرات و جشن گرفتن مناسبت‌های خاص باشد.

انواع برگزاری رویداد

برای برگزاری همایش و رویداد می‌توان بر اساس نوع آن، هدف از برگزاری، مخاطب سمینار و مقیاس افراد از روش‌های مختلفی استفاده کرد. براین‌اساس، رایج‌ترین انواع برگزاری رویداد عبارتند از:

• کنفرانس: گردهمایی بزرگ متخصصان برای بحث در مورد یک موضوع خاص؛
• سمینار: ارائه آموزشی در مورد یک موضوع خاص؛
• میتینگ: جلسه‌ای برای بحث و گفتگو در مورد یک مبحث؛
• کارگاه آموزشی: جلسه‌ای برای آموزش عملی مهارتی خاص؛
• جشنواره: رویدادی برای جشن گرفتن یک مناسبت خاص؛
• نمایشگاه: رویدادی برای به نمایش گذاشتن محصولات یا خدمات.

مراحل و چک لیست برگزاری رویداد

برگزاری همایش و سمینار موفق نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و اجرایی بی‌نقص دارد. به همین دلیل در بسیاری از موارد، ترجیح بر این است که اجرای آن را به کارشناسان خبره و متخصصین باتجربه بسپارید. به‌طورکلی، می‌توان مراحل زیر را از مهم‌ترین موارد چک لیست برگزاری رویداد موفق دانست:

۱- تعیین هدف

اولین قدم از صفر تا صد برگزاری همایش، تعیین هدف آن است. هر ایونت می‌تواند اهداف مختلفی مانند بازاریابی، آموزش، سرگرمی، شبکه‌سازی و... داشته باشد.

۲- برنامه ریزی

پس از تعیین هدف، باید برای تمام جزئیات ایونت برنامه‌ریزی کنید؛ برنامه‌ریزی برگزاری رویداد باید شامل جزئیات زیر باشد:

• زمان برگزاری: انتخاب زمان و مکان مناسب برای ایونت بسیار مهم است. زمان ایونت باید با توجه به مخاطبان و هدف ایونت انتخاب شود.
• مکان برگزاری: مکان ایونت نیز باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا بتواند تمام مهمانان را در خود جای دهد و امکانات لازم برای برگزاری ایونت را داشته باشد.
• مخاطبان: شناسایی مخاطبان همایش و در نظر گرفتن علایق و نیازهای آن‌ها، در برنامه ریزی ایونت بسیار مهم است.
• برنامه: برنامه ایونت باید شامل تمام فعالیت‌هایی باشد که در طول رویداد انجام می‌شود.
• بودجه: تعیین بودجه رویداد و مدیریت صحیح آن برای جلوگیری از ضرر مالی بسیار مهم است.
• تبلیغات: تبلیغات ایونت نیز برای جذب مخاطبان و تشویق آن‌ها به حضور در ایونت اهمیت دارد.

۳- اجرا

پس از برنامه ریزی، باید ایونت را به طور موثر اجرا کنید.  برای اجرا و برگزاری سمینار موارد زیر را درنظر بگیرید:

• آماده سازی محل ایونت: محل ایونت باید قبل از شروع ایونت آماده و تجهیز شود.
• استقبال از مهمانان: مهمانان باید به گرمی مورد استقبال و خوشامدگویی قرار گیرند.
• اجرای برنامه: برنامه ایونت باید به طور دقیق اجرا شود.
• پشتیبانی از مهمانان: باید در طول ایونت از مهمانان پشتیبانی شده و نیازهای آنها برآورده شود.

۴- ارزیابی

پس از اتمام ایونت، باید نتایج آن را ارزیابی کنید تا ببینید آیا به اهدافی که از برگزاری رویداد در نظر داشتید، رسیده‌اید یا خیر. در ارزیابی، موارد زیر را مدنظر قرار دهید:

• تعداد و نوع مخاطبان: تعداد و نوع مخاطبان ایونت را با هدف ایونت مقایسه کنید.
• بازخورد مخاطبان: نظرات و پیشنهادات مخاطبان را جمع‌آوری کنید.
• دستاوردها: دستاوردهای ایونت را با توجه به اهداف تعیین‌شده ارزیابی کنید.
• هزینه‌ها: هزینه‌های ایونت را با بودجه تعیین شده مقایسه کنید تا ببینید برگزاری آن به سود شما بوده یا خیر.

خدمات برگزاری رویداد در ثمین

دشواری‌های برگزاری ایونت و توجه به تمام جزئیات می‌تواند زمان و انرژی زیادی از شما بگیرد؛ ضمن اینکه ممکن است درنهایت نتیجه نیز موردقبول واقع نشود. اینجاست که بهتر است بودجه خود را هوشمندانه مصرف کنید و خدمات حرفه‌ای تحویل بگیرید. با برگزاری رویداد و همایش در تشریفات ثمین، از اجاره سالن اجتماعات تا پذیرایی، خدمات زیر همه در یک پکیج و متناسب با نیاز شما ارائه خواهد شد:

•  چیدمان و طراحی دکوراسیون متناسب با نوع و موضوع رویداد؛
• گل آرایی؛
• طراحی و چیدمان میزهای مدعوین؛
• خدمات پذیرایی از مهمانان؛
•  کترینگ ویژه و تهیه غذا برای رویدادهای خاص؛
•  تهیه نوشیدنی متناسب با فصل و نوع رویداد؛
• ارائه خدمات صوتی و تصویری برای موارد خاص.

مزایای استفاده از شرکت‌های برگزارکننده رویداد

استفاده از خدمات تشریفات ثمین برای برگزاری رویداد و همایش مزایای زیادی دارد که عبارتند از:

• برگزاری رویداد می‌تواند فرآیندی زمان بر و طاقت فرسا باشد؛ اما تشریفات ثمین می‌تواند با برنامه‌ریزی به‌موقع و اجرای تخصصی رویداد،  به صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های شما کمک کند.
• شرکت‌های تشریفات با تخصص و تجربه لازم برای برگزاری رویدادهای موفق، با تمام جزئیات مربوط به برنامه‌ریزی و اجرای رویداد آشنا هستند و می‌توانند رویدادی را برگزار کنند که به بهترین نحو به نیازها و اهداف شما کمک کند.
• ثمین به منابعی مانند تجهیزات، پرسنل و مکان‌های مورد نیاز برای برگزاری رویداد دسترسی دارد. این مسئله به شکل قابل‌توجهی موجب صرفه‌جویی در زمان خواهد شد و از هزینه‌هایتان خواهد کاست.
• برگزاری رویداد مانند هر مراسم مهم دیگری فرآیندی استرس‌زا است؛ اما کمک گرفتن از خدمات تشریفات ثمین برای انجام صفر تا صد برگزاری همایش از برنامه ریزی تا اجرا، استرس شما را کاهش داده و به حفظ انرژی شما برای میزبانی از مدعوین کمک می‌کند.

هزینه برگزاری ایونت

هزینه‌های برگزاری همایش می‌تواند به طور قابل توجهی متغیر باشد. موارد زیر از اصلی‌ترین عوامل اثرگذار در هزینه‌ برگزاری رویداد محسوب می‌شوند:

• محل برگزاری و هزینه اجاره آن؛
• تجهیزات اعم از صوتی و تصویری، نورپردازی و...؛
• غذا و نوشیدنی؛
• چاپ و تبلیغات بروشور؛
• حمل و نقل؛
• دعوت از سخنرانان و مهمان ویژه؛
• پرسنل پذیرایی و خدمات.

علاوه بر این هزینه‌های مستقیم، هزینه‌های غیرمستقیم دیگری نیز وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند، مانند:

• هزینه فرصت: زمان و منابعی که صرف برنامه ریزی و اجرای همایش می‌شود، می‌تواند از کارهای دیگر گرفته شود.
• ریسک: همیشه این احتمال وجود دارد که همایش به طور کامل برگزار نشود یا با مشکلاتی روبرو شود.

این درحالی‌ست که برگزاری رویداد توسط تیمی تخصصی و مجرب، می‌تواند هزینه‌های جانبی را به صفر رسانده و در صرفه‌جویی هزینه‌های اصلی نیز موثر باشد.

محل برگزاری ایونت

محل برگزاری ایونت در تهران یا سایر شهرستان‌ها بسته به حجم مهمانان متفاوت است. مکان‌های زیادی برای برگزاری رویداد وجود دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به هتل‌ها، مراکز کنوانسیون، رستوران‌ها و فضاهای روباز و بیرونی اشاره کرد. بهترین مکان برای برگزاری رویداد، بسته به اندازه و نوع همایش، بودجه شما و نیازتان متفاوت خواهد بود. اما در هر صورت، برای انتخاب آن به موارد زیر توجه کنید:

• اندازه رویداد: اگر قصد برگزاری رویداد بزرگی را دارید، به مکانی نیاز خواهید داشت که بتواند همه مهمانان را در خود جای دهد. اما اگر رویداد کوچکی پیش رو دارید، فضایی کوچکتر مناسب‌تر است تا سالن همایش خالی به نظر نرسد.
• نوع رویداد: ابتدا نوع رویداد را مشخص کنید و سپس برای مکان آن تصمیم بگیرید. اگر رویداد رسمی است، به مکانی نیاز خواهید داشت که فضای حرفه‌ای داشته باشد. اما اگر یک رویداد غیر رسمی دارید، می‌توانید فضایی آرام‌تر را انتخاب کنید.
• بودجه: هزینه اجاره مکان برای برگزاری رویداد بسیار متفاوت است. مهم است که مکانی را پیدا کنید که در محدوده بودجه شما باشد.
• دسترسی به مکان رویداد: ترجیحا منطقه‌ای را انتخاب کنید که به مدعوین شما نزدیک باشد و دسترسی آسانی از نظر وسایل نقلیه عمومی و پارکینگ داشته باشد.

بر این اساس، می‌توانید از فضاهای زیر برای برگزاری رویداد کمک بگیرید:

• هتل: هتل‌ها گزینه‌ای محبوب برای برگزاری رویداد هستند. آن‌ها معمولاً طیف وسیعی از فضاهای مختلف برای انتخاب دارند و همچنین می‌توانند خدمات پذیرایی و... را به‌خوبی ارائه دهند.
• مراکز همایش: مراکز همایش به طور خاص برای برگزاری رویداد، سمینار، همایش و... طراحی شده‌اند. آن‌ها معمولاً فضای مناسبی دارند؛ همچنین می‌توانند طیف وسیعی از خدمات مانند پذیرایی، تجهیزات صوتی و تصویری و خدمات امنیتی را ارائه دهند.
• رستوران‌ها: رستوران‌ها نیز گزینه‌ای محبوب برای برگزاری رویدادهای کوچک به شمار می‌روند. این مکان‌ها معمولا فضایی صمیمی و شخصی دارند و غذاهای باکیفیت ارائه دهند. 
• فضاهای بیرونی: فضاهای بیرونی می‌توانند مکانی زیبا و منحصربه‌فرد برای برگزاری رویداد باشند. دراین‌صورت، باید آب‌وهوا را هم در نظر بگیرید و در صورت تمایل به اجاره روف گاردن برای برگزاری همایش، چادر یا سایبان تهیه کنید.

تشریفات ثمین؛ از بهترین شرکت‌های برگزاری رویداد در تهران

تیم تخصصی و مجرب تشریفات ثمین تمامی خدمات و صفر تا صد برگزاری رویداد را به عهده خواهد گرفت. شما می‌توانید برای برگزاری سمینار و همایش در تهران و شهرهای اطراف مانند کرج، رباط کریم، پرند، پردیس و... ، تمام امور را به ما بسپارید و توجه خود را به مطالب ارائه‌شده و خوشامدگویی به مدعوین اختصاص دهید. همچنین اگر قصد برگزاری ایونت سازمانی یا مناسبتی را دارید، تخصص و مهارت چندین سالۀ ثمین در اختیار شماست. برای اطلاع از جزئیات و هزینه برگزاری رویداد در تهران با ما تماس بگیرید.